Feindbild

Der natürliche Feind seiner Majestät König Autistiko II. ist die Entscheidung. Dabei handelt es sich aber nicht einfach nur um einen Feind im Sinne des renitenten Nachbarn, der seine Chemietoilette im eigenen Vorgarten entleert oder die lebensbejahende Mutter, die mit Ehemann und den beiden Schietbütteln mit knapp 200 Sachen pro Stunde über die Autobahn fliegt und sich dabei notorisch mit dem Sicherheitsabstand verschätzt, sondern vielmehr um eine Konstellation, die der dem Teufel und dem Weihwasser beängstigend sehr ähnlich ist.

Prinzipiell könnte sich seine Majestät König Autistiko II. ausnahmslos immer das Ausüben aller zur Verfügung stehender Optionen leisten, aber dazu ist er wiederum zu geizig. Also überstürzt er nichts und entscheidet sich am liebsten gar nicht.

Bis zu einem bestimmten Grad mag das OK sein. Es gibt aber durchaus einige wenige Momente im Leben, bei denen man sich entscheiden muss. So zum Beispiel Papiersparen oder Papiersparen. Lustig wird es allenfalls dann, wenn seine Majestät König Autistiko II. eine halbe Stunde im Auto sitzt und überlegt, welchen der beiden Parkplätze vor dem Firmengebäude er nutzen sollte. Auch die verbalen Reflexe seiner Majestät König Autistiko II. haben uns schon häufiger den einen oder anderen Lacher beschert, als die Tatsache, dass das Licht in einem Raum aus war, durch Adverbien wie "kalt", "warm" oder "feucht" umschrieben wurde - nicht lachen, ist alles schon passiert!

Wenn seine Majestät König Autistiko II. dann doch mal eine Entscheidung treffen muss, dann wird vorab erst mal ordentlich in der Belegschaft ausgeteilt. Irgendjemand muss ja schließlich die Schuld haben, dass sich seine Majestät König Autistiko II. entscheiden musste. Per Saldo fällt seine Majestät König Autistiko II. eine Entscheidung grundsätzlich nur dann, wenn er mit dem Arsch an der Wand steht - und dazu bedarf es immer eines gewaltigen Aufwandes.

Organisatorische Geisterfahrt IV

oder: Das Leben mit paradoxen Axiomen

Dass wir ein grundsätzliches Problem mit dem Thema Ablage haben, erläuterte ich bereits. In Verbindung mit dem dogmatischem Papiersparen, von dessen Notwendigkeit seine Majestät König Autistiko II. derart beseelt ist, dass vor jeglicher Diskussion darüber selbst die Darwinsche Evolutionstheorie in Frage gestellt wird, ergibt sich hier ein Paradoxon von ungeahntem Ausmaß. Es kommt hinsichtlich der Komplexität dem Gedanken des philosophischen Allmächtigkeitsparadoxon recht nahe: Kann man alles in Papierform archivieren, wenn man kein Papier benutzen möchte?

An der Lösung des Problems haben sich schon einige Kollegen erfolglos versucht. Die angewendeten Taktiken reichen dabei vom illegalen Bestellen von Papiervorräten, über zentralisierte und logisch redundant organisierte Papierablagen, dem einfachen Abwarten und nichts machen, bis hin zur Entwicklung eines Konzepts für die digitale Archivierung. Im Grunde war alles, was je versucht wurde, in den Augen seiner Majestät König Autistiko II. falsch. Mittlerweile gehört das Thema Ablage bzw. Archivierung zum Res non grata.

Obwohl ich hin und wieder schon geneigt war, Vorschläge wie doppelseitiges Bedrucken (Vorderseite eines Briefes für Kunde X und die Rückseite für Kunde Y - es bedarf halt nur einem organisatorischen Hinweis auf dem Schreiben selbst sowie einer zusätzlichen Briefmarke) oder Nutzung der Blattkanten (OK, das geht natürlich nur, wenn mindestens 500 Blatt Papier gerade übereinander liegen) zu machen, habe ich mir das bislang verkniffen. Und das obwohl ich die Ideen, sagen wir mal, drollig finde ;-)

Besonders itzig sind dann gelegentlich bei seiner Majestät König Autistiko II. zu beobachtende Aktionen: Seine Majestät König Autistiko II. hat einen Adjutanten, genauer gesagt eine Adjutantin ... eigentlich ist es eher als schmückende Deko "gedacht". Und dafür tut Elsbeth einiges: Selbst die chirurgisch unterstützte Optimierung primär sichtbarer Hautpartien stand schon auf dem Zettel der Eitelkeiten.

OK, zurück zum Thema: Elsbeth ist, wie ich schon erläuterte, nur der Quote wegen da. Jeder Monarch hat einen Adjutanten. Da will seine Majestät König Autistiko II. natürlich nicht als Outsider dastehen. Elsbeth hat schon recht früh erkannt, dass man sich tunlichst unauffällig zu verhalten hat. Viele Kollegen setzen dabei "unauffällig" mit "devot" gleich; Elsbeth hat ihren eigenen Stil: Unbeteiligt tun und Schmunzetten lesen.

Anmerkung: Und ich habe mich immer gefragt, woher die seit Jahrzehnten andauernde, ungebrochene Nachfrage nach den "Dr. Frank"-Romanen rührt.

Das inerte Erscheinen hat Elsbeth im Laufe der Jahre zur Perfektion entwickelt. Zuweilen geht diese Dickfälligkeit so weit, dass wiederholt vorgetragene Bitten nach Terminvereinbarungen mit seiner Majestät König Autistiko II. mit den Worten "Legen Sie sich doch einfach vor seine Tür" beantwortet werden. Prima, warum bin ich nicht gleich darauf gekommen. Eine menschliche Pyramide wollte ich schon immer mal probieren ;-)

Hin und wieder wird Elsbeth von seiner Majestät König Autistiko II. mit der Führung von Akten betraut. Zur Sicherheit lässt seine Majestät König Autistiko II. aber mindestens zwei weitere, redundante Kopien der Aktensätze in anderen Abteilungen angelegt, und das obwohl Papier augenscheinlich so teuer ist, wie die Tinte für den Tintenstrahldrucker ... da kommt selbst Chanel No. 5 beim Liter-Preis nicht mit.

Ob es wohl daran liegt, das Elsbeth's Affinität zum Thema Arbeit im Allgemeinen und Ordnung im Besonderen ähnlich der des Teufels zum Weihwasser ist? Das Wiederfinden (von Dingen) ist bekanntlich keine sonderlich ausgeprägte Eigenschaft von Elsbeth ...

Anyway ... witzig sind die Begegnungen mit Elsbeth immer. Oder wie es Forrest Gump so schön gesagt hat: "Life is like a box of chocolates. You never know you’re gonna get." (englisch: "Das Leben ist wie eine Schachtel Pralinen, man weiß nie, was man bekommt.")

Ich bin aber froh, dass das Papiersparen bei seiner Majestät König Autistiko II. keinesfalls pathologisch ausgeprägt ist. Wenn er mal eine richtige Sause mit Papier machen will, dann macht er das auch. Noch eine Macke halte ich kaum mehr aus ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job

Organisatorische Geisterfahrt XI

oder: Synchronizität

Die Woche fängt schon mal gut an, wenn man gleich am Montagmorgen mit seiner Majestät König Autistiko II. über metaphysische Aspekte wie Synchronizität und Kausalität unterhalten darf. Spätestens in dem Moment, wo seine Majestät König Autistiko II. feststellt, dass Synchronizität und Kausalität in einem direkten Zusammenhang stehen weiß man definitiv, dass sich seine Majestät König Autistiko II. in einem Paralleluniversum befindet.

Auslöser der unsinnigen wie unnötigen Diskussion war die Frage seiner Majestät König Autistiko II., warum im Vertrieb offensichtlich jeder macht, was er will. Obwohl in den vergangenen Jahren ein knappes Dutzend Kollegen mehrfach auf organisatorische Unzulänglichkeiten hingewiesen haben, war seine Majestät König Autistiko II. weder gewillt noch in der Lage, Abhilfe zu schaffen.

Wenn ich keine Ansage zum Dispositionsrahmen respektive Entscheidungsumfang mache, dann wird definitiv jeder Vorgang improvisativ entschieden. Das kostet dann jede Menge Zeit und, weil wir alle Menschen sind, wird ganz unterschiedlich beurteilt bzw. entschieden. Wenn also zwei Vertriebsmitarbeiter unabhängig an zwei Kundenaufträgen parallel arbeiten, dann könnte das durchaus daran liegen, dass die Zuständigkeit innerhalb der Abteilung wie die Unterwäsche gewechselt wird. In Verbindung mit fehlenden Vorgaben kann das dann nur noch ins Chaos führen: Mitarbeiter A nickte den Auftrag ab und Mitarbeiter B sagte No. Die Begründung basiert jeweils auf der gleichen Ausgangssituation.

Das konnte seine Majestät König Autistiko II. leider gar nicht verstehen - macht aber nichts, ich auch nicht. Das hat seine König Autistiko II. allerdings auch nicht daran gehindert, der Synchronizität, also gleichzeitig ablaufenden und kausal nicht direkt in Verbindung stehenden Ereignissen, eine Kausalität unterzuschieben. Es brachte auch keine Besserung als ich seine Majestät König Autistiko II. darauf aufmerksam machte, dass das Umschalten der Ampel nicht zwangsläufig mit dem Losfahren des Fahrzeuges verbunden ist.

So, ich hole schon mal die Tarot-Karten raus. Wenn ich No. 13 lege, dann möge auch prompt etwas passieren ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien
Teil 7: Kontrollhaken for ever
Teil 8: Multifunktionslisten
Teil 9: Kollektive Haufenbildung
Teil 10: Keine Entscheidung ist eine Entscheidung

Weihnachtskartenrecycling

Ich stelle fest, es gibt immer noch Dinge, die verursachen bei mir ungläubiges Staunen. Und zwar so sehr, dass ich mir erstmal die Augen reiben muss.

Ich gehe so am Büro von Prinzessin Incompetencia I. vorbei und wundere mich über deren ungewöhnliche Geschäftigkeit - bekanntlich kämpft sie in erster Linie gegen Langeweile.

Eine halbe Stunde später gehe ich erneut vorbei und sehe Prinzessin Incompetencia I. immer noch eifrig die Schere schwingen. Nun, fragte ich mich, arbeitet sie an einem neuen Konzept für das Papiersparen oder versucht sie einfach nur das Handling der Schere zu perfektionieren. Ich schaue ihr also aus sicherer Entfernung eine Weile zu und komme aus dem Staunen nicht mehr heraus: Prinzessin Incompetencia I. recycelt Weihnachtskarten der Lieferanten.

Weitere Nachforschungen haben ergeben, dass Prinzessin Incompetencia I. die Weihnachtskarten unserer Lieferanten im ganzen Haus eingesammelt hat. Und da die Klappkarten typischerweise nur auf einer Seite personalisiert und gegebenenfalls unterschrieben sind, schnippelt sie einfach den oberen Teil ab und versieht ihn auf der Rückseite mit eigenen Weihnachtsgrüßen für die Familie und Freunde.

Wenngleich das im ersten Moment ein wenig billig erscheinen mag, so ist es doch ein schönes Beispiel für die Mehrung von Reichtum ohne Wirtschaftswachstum. Die Wertschöpfungskette wird einfach am Ende erweitert. Seine Majestät König Autistiko II. würde sich darüber bestimmt unglaublich freuen.

Ich glaube allerdings, dass die Pillen für die Behandlung von Morbus Extrem-Sparen erst noch erfunden werden müssen ;-)

In Zwischenzeit habe ich die verbliebenen Weihnachtskarten einsammeln und im Tresor einschließen lassen.

Das Apple-Prinzip

Hin und wieder wundert sich der eine oder andere Leser wie ein im Stil seiner Majestät König Autistiko II. geführtes Unternehmen überhaupt auf Dauer am Markt überleben kann. Nun ja, verständlicherweise kann und will ich dazu nicht näher auf die Branche oder gar die Produkte eingehen, nur soviel: Es gibt noch eine ganze Reihe Unternehmen, die eine Art Monopol- bzw. Oligopolstellung haben. Das erleichtert ganz erheblich das Überleben und beschert einem ein erträgliches Einkommen. Gerade letzteres schafft den nötigen Freiraum für ein durch und durch durchgeknalltes Managementmodell. Das sprichwörtliche I-Tüpfelchen ist dann das fast familiäre Verhältnis der Mitbewerber untereinander.

So insgesamt darf man sich das so wie bei Apple und dem iPhone vorstellen: Entgegen dem Branchentrend kommt Apple mit einem neuen, wenngleich nicht wirklich revolutionären Produkt auf einen schon gut gesättigten Markt und kann das iPhone zum einem Phantasiepreis bzw. einer beeindruckenden Marge verkaufen. Im Grunde kann sich Apple die Werbung des iPhones sparen - es wird sich wie von selbst verkaufen. Fast egal zu welchem Preis. OK, ich werde mir auch eins kaufen ;-)

Courtesy of Apple Inc.

Nach dem, ich nenne es mal Apple-Prinzip, funktioniert es auch bei uns, wenngleich wir uns schon ein ganz klein wenig im Marketing anstrengen müssen. Aber ansonsten läuft der Laden quasi wie von selbst. Die Eigenkapitalrendite ist zweistellig und Sparprogramme á la EADS’ Power8 sind gänzlich unbekannt - mal abgesehen vom traditionellen Papiersparen ;-)

Eigentlich sollte ich nicht jammern ... aber es ist alles so unprofessionell :-(

Organisatorische Geisterfahrt X

oder: "Ich kann mich nicht entscheiden!"

So oder so ähnlich könnte man das umschreiben, was seine Majestät König Autistiko II. schon seit geraumer Zeit quält. Der mangelnde Platz im Archiv droht sich langsam aber sicher zu einer echten Katastrophe zu entwickeln - ich berichtete schon im Februar dieses Jahres darüber.

Genau das ist Schluß und letztendlich auch passiert - leider ist das schon ein paar Monate her und der Selbstreinigungsfähigkeit des Gehirns seiner Majestät König Autistiko II. zum Opfer gefallen.

Mittlerweile gilt in der feudalen Zentralwirtschaft seiner Majestät König Autistiko II. die Devise "Und geht die Tür vom Archiv nicht zu, dann wird so lange gedrückt, bis sie zugeht!". Die meisten Kollegen lehnen es kategorisch ab, Akten im Archiv einzulagern und arbeiten stattdessen lieber eingekeilt von Bergen von Unterlagen. Das dann zwar ein wenig wie Vergangenheitsbewältigung, aber immer noch besser als stundenlang in dem zur Müllhalde mutierten Archiv etwas zu suchen. Letzte Woche jedoch rauschte Majestät König Autistiko II. durch das Büro und stellte fest, dass das mit der Ablage so nicht gehen würde. Schön, dass zumindestens das Problem an sich angekommen zu sein scheint.

Schön, denn in den vergangenen Jahren habe ich mich wiederholt mit dem Thema Digitales Archiv beschäftigt und eine Reihe von Konzepten für das Dokumentenmanagement entwickelt. Die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen ist aus rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten ab einer bestimmten Unternehmensgröße in jedem Fall sinnvoll. Einer Studie von Pitney & Bowes zufolge kostet die Erstellung eines konventionellen Dokumentes rund 1 EUR. Die analoge Handhabung des gleiches Dokumentes - also Wiedervorlage, Verteilung, Ablage und Entsorgung - während dessen Lebensdauer rund 10 EUR und steht somit ein keiner Relation zu den ursprünglichen Erstellungskosten. Eine Studie des Business Application Research Centers (BARC) kommt in ähnlicher Fragestellung sogar auf Kosten von ungerechnet mehr als 50 EUR pro Dokument. In der Praxis sind solche sachbezogenen Argumente jedoch nur sehr schwer bis gar nicht zu vermitteln. Die Aktenberge aus Papier betrachtet der typische Mittelständler als intime Angelegenheit, so dass eine Unterhaltung über die Verbesserung der Effektivität der Verwaltung und Verringerung des unnützen Kapitalbedarfs schnell als unangenehm abgeblockt wird.

Anyway ... binnen weniger Tage stand dann ein riesiger Papiercontainer auf dem Hof. Das war aber auch schon alles, was passiert ist, denn so richtig entscheiden, was entsorgt und was umgelagert werden soll, konnte sich seine Majestät König Autistiko II. irgendwie dann doch nicht. Tja, es ist schon ein Dilemma, wenn man sich selbst für die einzig geradeaus denkende Person hält und gleichzeitig keine Ahnung davon hat, was man machen soll. Herrlich! Und dabei kann es doch so einfach sein, eine Entscheidung zu fällen: Wenn es nach mir geht, dann würde der nächste (erste) Betriebsausflug zum FKK-Strand gehen ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien
Teil 7: Kontrollhaken for ever
Teil 8: Multifunktionslisten
Teil 9: Kollektive Haufenbildung

Organisatorische Geisterfahrt XIII

Aus der heutigen Beschreiung mit seiner Majestät König Autistiko II.:

sMKA: Ich will alles in Kopie sehen, was aus Ihrer Abteilung das Haus verlässt.

Ich: Sind Sie sicher?

sMKA: Jaaa!

Ich: Verraten Sie mir kurz, was die Intension der Aktion ist? Dann kann ich Ihnen die Unterlagen ein wenig vorsortiert bzw. inhaltlich aufbereitet zusammenstellen.

sMKA: Neiiin!

Ich: OK, dann werfe ich schon mal die Papiermühle an. Oh - Mist, wir haben nicht genügend Papier, um die Kopien anzufertigen.

sMKA: Alles Ausreden!

Ich: Stimmt - ich werde zukünftig mein eigenes Papier mitbringen.


Gegen Mittag kam es dann, wie es kommen musste: Keine Abteilung war mehr bereit, Papier rauszurücken und mein altes Dilemma rund um das Papiersparen war (mal wieder) da. Na ja, dann bekommt seine Majestät König Autistiko II. eben weniger Kopien. Originale kann man seiner Majestät König Autistiko II. nicht aushändigen, da er ein schlimmer Messie ist und, sofern es im Zweifelsfall zur Frage, wo die Originale sind, vehement den ursprünglichen Empfang unter Zeugen abstreitet.

Ich sollte vielleicht einen Notar bestellen. Denn muss ich dann aber im Büro seiner Majestät König Autistiko II. anketten, damit er weder selbst noch durch seine Majestät König Autistiko II. höchst selbst entfernt werden kann.

Organisatorische Geisterfahrt IX

Der Arbeitsplanung wird, wie vielen anderen organisatorischen Angelegenheiten, ein hoher Stellenwert eingeräumt. Die Priorität wird dabei so hoch gesetzt, dass seine Majestät König Autistiko II. dafür persönlich verantwortlich zeichnet. Wie immer erfolgte die Zuweisung der Priorität jedoch magnetisch respektive per Dekret seiner Majestät König Autistiko II., mit dem der Belegschaft zwangsweise kollektive Dummheit attestiert wurde.

Der Schwerpunkt des Modells zur Arbeitsplanung durch seine Majestät König Autistiko II. liegt dabei auf der Verklumpung von Aufgaben zu periodisch wiederkehrenden Zeitpunkten, typischerweise mindestens zweimal pro Monat. Die Frequenz sowie die Haufenhöhe ist von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich, systematisch aber überall anzutreffen.

Es gibt in fast allen Bereichen unserer Company Dinge, die periodisch erledigt werden müssen. Hierzu zählen z.B. Statistiken für alle möglichen und unmöglichen Behörden, interne Erfolgsrechnungen, Aktivitätsreports für Geschäftsbereiche und Mahnungen. Meistens ist den betroffenen Kollegen auch bekannt, wann sie welchen Report seiner Majestät König Autistiko II. vorzulegen haben. Man könnte also annehmen, dass mit ein klein wenig eigenverantwortlicher Planung jede Abteilung in der Lage wäre, ihre Aufgaben zu erledigen.

Meint man ... seine Majestät König Autistiko II. hat da natürlich eine ganz andere Auffassung. Es ist sicherlich ausgesprochen nett, wenn man zum 1. eines Monats das Zahlenwerk des Vormonats auf dem Tisch hat, keine Frage. Es gibt da jedoch einige unbedeutende Aspekte, die es selbst DAX-notierten Unternehmen unmöglich machen, genau dies zu leisten. Das macht aber rein gar nichts. Da es Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr eben nicht klappt, versuchen wir es halt Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr erneut. Das ganze wäre jedoch nur halb so schlimm, wenn die Versuche nicht dahingehend ausgeartet wären, dass faktisch alle personellen Ressourcen an die Erreichbarkeit der unerreichbaren Terminvorgaben gebunden werden. Es kommt also zu der eingehend erwähnten Verklumpung von Aufgaben und Personal – bildlich betrachtet ist das in etwa so, als wenn zwanzig Mann gleichzeitig versuchen, ein Wollknäuel zu entknoten.

Tja, als Anhänger des Utilitarismus hat man es bei seiner Majestät König Autistiko II. nicht wirklich leicht.


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien
Teil 7: Kontrollhaken for ever
Teil 8: Multifunktionslisten

Save the Wood

... scheint wohl die neuste Devise seiner Majestät König Autistiko II. zu sein. Inbrünstiges Papiersparen hat bei uns eine wirklich lange Tradition. Nachdem seine Majestät König Autistiko II. in der Vergangenheit bereits mit einigen vielversprechenden Methoden experimentiert hat, war es eigentlich nur eine Frage der Zeit, wann mit einer neuen Idee zu rechnen war. Nun, während meines Urlaubs war es dann soweit. Nachdem seine Majestät König Autistiko II. in der Vergangenheit vergeblich versuchte den Papierverbrauch zu reduzieren, in dem er einfach kein Papier kaufte, geht der aktuelle Ansatz nun in Richtung Dicke des Papiers.

Aufgefallen ist es wohl schon früher, nachdem sowohl die Anzahl der Papierstaus bei den Druckern und Kopierern als auch der sichtbare Wellenschlag des bedruckten Papiers signifikant zugenommen hat, doch richtig wahrgenommen wurde es wohl erst jetzt. Das Nachwiegen von einem Quadratmeter auf einer geeichten Digitalwaage bestätigte dann die Vermutungen: knapp 60 Gramm pro Quadratmeter.

Bei seiner Majestät König Autistiko II. weiss man allerdings nicht so genau, ob der Übergang zum Druck von Geschäftskorrespondenz auf Pergamentpapier als stilistisches Alleinstellungsmerkmal gewollt oder billigend in Kauf genommen wurde. Insgesamt ist das dann so wie mit zu dünnem Klopapier: Man greift schneller daneben, als man denkt.

In Anbetracht der Tatsache, dass meine Phantasie bezüglich der Erkundung der wahren Hintergründe offensichtlich nicht ausreicht, nehme ich einfach mal an, dass es seiner Majestät König Autistiko II. vielleicht einfach nur um die Erhaltung der Wälder geht und somit als sehr löblich einzustufen ist.

PS: Die Schlange am ohnehin im Schneckentempo arbeitenden Kopierer ist durch verstärkt auftretenden Papierstaus wieder ein Stück länger geworden. Die Geselligkeit im Büro hat das jedoch eher positiv beeinflusst. Was fehlt ist halt nach wie vor der Caipirinhã-Automat am Kopierer ;-)

Organisatorische Geisterfahrt VIII

oder: Und täglich grüßt das Murmeltier

Wunschgemäß beschäftige ich mich recht häufig mit Fragen der administrativen Abwicklung von in- und externen Geschäftsvorgängen. Das klingt zwar im ersten Moment ein wenig nach Beamtenmikado oder einer drögen Tätigkeit, ist es aber nicht: Die meisten Prozesse sind recht spannend und die gedankliche Auseinandersetzung damit unter Berücksichtigung von Aspekten wie Revisionssicherheit sowie Validierung und Optimierung von Geschäftsprozessen sind eine echte Herausforderung. Theoretisch betrachtet habe ich also einen interessanten Job.

Praktisch betrachtet jedoch nicht. Einfach deshalb, weil jeder Versuch, ein offensichtliches organisatorisches Hemmnis zu beseitigen, damit endet, dass seine Majestät König Autistiko II. eine ganz andere Verstellung hat. Das intellektuelle Ökosystem seiner Majestät König Autistiko II. besteht faktisch aus einem meinungstechnischen Monoatheismus, nämlich seiner eigenen Meinung und dem tief verwurzelten Glauben daran. Die Unterschriftmappe mutiert dabei zum Scrinium, in dem sowohl Reliquien als auch persönliche Huldigungen aufbewahrt werden. Nach Postulat seiner Majestät König Autistiko II. ist aber alles Mist und wenn der Zustand geändert werden soll, dann muss alles so bleiben wie es ist. Damit beißt sich jedoch die arme Katze Tag für Tag in den sprichwörtlichen Schwanz und der unbefriedigende Zustand wurde aufrechterhalten. Ich will das mal ein einem kleinen Beispiel verdeutlichen:

Seine Majestät König Autistiko II. ist neuerdings ziemlich unzufrieden mit der Dauer der Beschaffung von Informationen aus dem Bereich Logistik. Mir leuchtet zwar nicht ganz ein, warum seine Majestät König Autistiko II. über den Aufenthalt jeder einzelnen Palette quasi rund um die Uhr im Bilde sein muss, aber ich nehme es als gegeben hin und schreibe es dem archaischen Dekret, mit dem der Belegschaft ein mangelhafter Intelligenz-Koeffizient bescheinigt wurde, zu.

Auf der Spur nach der logischen Anomalie, der Informationen offensichtlich recht häufig in unserem ERP-System begegnen, ist mir aufgefallen, dass wir eine ganze Reihe von logistischen Informationen zu einer Sendung mehrfach und z.T. an wirklich seltsamen Stellen erfassen. Die Menge der, wie gesagt, oftmals doppelt oder mehrfach zu erfassenden Daten entpuppte sich dann recht schnell als Ursache für den informellen Rückstand - es hatte nämlich schlicht niemand Bock, den Mist x-mal einzugeben.

Nach Auslotung des spezifischen Informationsbedarfs der beteiligten Abteilungen und externen Geschäftspartnern kam ein sehr viel einfacheres Ablaufmodell heraus. Nachdem ich es nochmals auf logische und informelle Integrität analysiert hatte, dokumentierte ich das Konzept in einem Memorandum.

Einige Wochen später erhielt ich dann eine Audienz bei seiner Majestät König Autistiko II. und durfte das Konzept erläutern. Na ja, zu Wort gekommen bin ich mal wieder kaum bis gar nicht. Und so wurde das Konzept auch binnen weniger Minuten verbal verrissen. Die Begründung war jedoch die echte Härte: Seiner Majestät König Autistiko II. wäre es nicht möglich gewesen, in der Liste der offenen Rechnungen des Frachtführers zu erkennen, welche Partien dieser gerade befördert und wo sich diese gerade befinden.

Sorry, wenngleich ich absurd-dümmliche Vorstellungen durchaus gewohnt bin, fiel mir hierzu nicht mehr viel ein. Vielleicht hätte ich seine Majestät König Autistiko II. jedoch fragen sollen, ob er sich seine BWA auf Klopapier ausdrucken lässt, damit er beim Kacken auch beschäftigt ist. Nein, eine OP-Liste ist kein Logistik-Informationssystem. Man kann daraus auch keins machen, auch mit viel gutem Willen nicht.

Egal was man versucht, es ist in den allermeisten Fällen zum Scheitern verurteilt. Das liegt vermutlich aber nur daran, dass meine Fähigkeit, komplexe administrative Zusammenhänge auf dem intellektuellen Niveau eines Drittklässlers zu vermitteln, nicht entwickelt ist. Ich bedaure es sehr, dass seine Majestät König Autistiko II. meine Ausführungen als pädagogisch minderwertig erachtet. Das könnte jedoch auch daran liegen, dass ich gar nicht vorhatte, ihn zu belehren ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien
Teil 7: Kontrollhaken for ever

Die Fax-Falle

Die ängstliche Grundeinstellung der Mitarbeiter in unserer Company wird aus einer ganzen Reihe von seltsamen Ansichten seiner Majestät König Autistiko II. gespeist. Zu nennen wäre da sicherlich in erster Linie das Prinzip des Hindu-Tempels sowie das absurde Papiersparen, aber auch die so genannte Fax-Falle, die erst heute morgen wieder erbarmungslos zugeschnappt hat.

Seine Majestät König Autistiko II. hält sich in Ermangelung anderer Hobbys oder sozialer Kontakte fast täglich mindestens 15 Stunden pro Tag im Büro auf. Gegen Abend, wenn die Belegschaft sich langsam nach Hause trollt, streift seine Majestät König Autistiko II. wie ein räudiger Hund durch die Büros auf der Suche nach belastenden Beweismaterial, mittels dem er einzelne Mitarbeiter mal ordentlich durch den Kakao ziehen kann. Und so führt sein Weg (leider) auch regelmäßig an dem einzigen Faxgerät vorbei.

Was passiert dann? Er zottelt sich wahllos eine Mitteilung, die zwischen 1800 und 0700 eingegangen ist, heraus, um sie mit einem Kommentar zu versehen. Die gedankliche Einstellung seiner Majestät König Autistiko II. ist dabei die folgende: Ich Chef, Belegschaft dumm.

Was dabei herauskommt, kann man sich vermutlich vorstellen. Ihm stellt sich grundsätzlich die Frage, wer aus der Company derjenige ist, der den Fehler gemacht hat. Auch dann, wenn offensichtlich ist, dass sich ein Lieferant oder Kunde bereits im ersten Absatz seiner Fax-Mitteilung entschuldigt.

Am nächsten Tag wird der Kollege, für den das Fax bestimmt ist, persönlich begrüßt und mindestens die Hälfte die Mitarbeiter kommt bis 1000 zum kondolieren. Für den betroffenen Kollegen folgen dann mindestens zwei Stunden intensiver Auseinandersetzung gegenüber seiner Majestät König Autistiko II. in schriftlicher und mündlicher Form. Sofern er sein berühmt-berüchtigtes lilafarbenes Kampf-Jacket an hat, sollte man sich jedoch gleich erschießen.

Ergo: Liebe Kunden und Lieferanten, bitte schickt keine Faxe außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Das daraus jeweils resultierende Martyrium kann man nicht mit Geschenken oder Incentives wieder gutmachen. Dazu sind die erlittenen seelischen Grausamkeiten einfach zu groß ... wobei, wenn ich darüber nachdenke, es gibt schon einige Dinge, bei denen ich mir eine seelische Kompensation recht gut vorstellen könnte ;-)

Organisatorische Geisterfahrt VII

oder: Die Macht des Kontrollhakens

Nachdem ich mich heute wieder einmal mit einigen Seltsamkeiten beschäftigen durfte, habe ich darüber nachgedacht, ob es möglicherweise doch an meiner mangelnden Kommunikationsfähigkeit liegt, dass ich nicht in der Lage bin, meine Vorgesetzen von der Notwendigkeit systematischen Vorgehens zu überzeugen.

Es gibt Unmengen von Geschäftsabläufen, die im Laufe der Zeit organisatorisch ad absurdum entwickelt haben. Es wurde gerade im Zusammenhang mit der Einführung unseres neuen ERP-Systems gerade zu zwanghaft probiert, dieses an die merkwürdigen Geschäftsabläufe anzupassen. Das Ergebnis ist wahrhaft beeindruckend: Der Aufwand, eine Information zu lokalisieren, hat sich locker verdoppelt bis verdreifacht.

Rational betrachtet könnte man fast den Eindruck gewinnen, bei uns geht es ganz gezielt darum, administrative Methoden wie beispielsweise das Business Process Reengineering (BPR) oder die Geschäftsprozeßoptimierung (GPO) für ungültig zu erklären. Anstatt beispielsweise den zum Teil immensen Kontrollaufwand einmal substanziell zu hinterfragen, wird statt dessen überlegt, wie man diesen automatisieren kann. Aber, bei allem Respekt, was soll den die Aussagekraft eines Kontrollhäkchens sein? Wollen wir eine Maschine erfinden, die automatisch Kontrollhäkchen macht? Das hat schon bei Homer Simpson in der Folge, wo er wegen seines mutwillig herbeigeführten Übergewichts zu Hause arbeiten durfte und den kleinen Nick-Specht zum permanenten Drücken der Y-Taste auf der Computertastatur missbraucht hat, nicht funktioniert ;-)

Es werden Tag für Tag in fast allen Abteilungen Tausende kleiner Haken an quasi allen möglichen Stellen plaziert. Es ist offensichtlich völlig egal, ob es sich bei der abgehakten Information um eine Bestellmenge, ein Preis, ein Rechnungsdatum, einer Nummer, dessen Bedeutung niemand kennt, oder die Schuhgröße des Ausstellers der Rechnung handelt. Was zählt ist nur eins: Wer die meisten Kontrollhaken macht, hat gewonnen.

Ursächlich hierfür ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit die pathologisch ausgeprägte Kontrollmacke seiner Majestät König Autistiko II. verantwortlich, keine Frage. Aber warum manifestiert man seitens der Belegschaft jeden Tag erneut kollektive Handlungsunfähigkeit und unterstützt damit indirekt das Zwangsverhalten seiner Majestät König Autistiko II.?

Ich schreibe das mal der Gruppendynamik zu, die der einer Schar Lemminge durchaus recht ähnlich ist: Ohne Aufschauen und Nachfragen einfach der Masse folgen!

Aber ich schweife ab ... zurück zu den heiß geliebten Kontrollhäkchen: Ja, der Kontrollhaken ist die semiotische Inkarnation seiner Majestät König Autistiko II. und somit der Inhaber eines Schattenregimes in unserer Company. Ich möchte mich daher mal etwas ausführlicher dem Haken als Schriftsymbol widmen.

So ein Haken hat eine enorme semiotische Bedeutung in der Geschichte der Menschheit vorzuweisen. Man unterscheidet hinsichtlich der Wirkung von Haken grundsätzlich drei Typen:

• Haken, über deren Aussagekraft sich der Erzeuger nicht im Klaren ist. Millionen von Menschen haben mit ihrem Kreuz auf dem Wahlschein eine Bundeselse erschaffen.
  
  


• Haken, die Kraft ihrer Symbolik wirken. Die zum Kreuz angeordneten Haken haben bedauerlicherweise die Schicksale ganzer Generationen von Menschen besiegelt.
  
  


• Haken, die einfach nur des guten Gefühls wegen gemacht werden und keinerlei Informationsgehalt haben. Man kann mit Haken jedem Dokument eine persönliche Note verleihen.

Abschließend bleibt nur zu hoffen, dass wir zukünftig beim Anbringen von Haken etwas mehr Zeit in die Taxierung der Wirkung eines Hakens investieren. Eine globale Diktatur des Kontrollhakens kann schneller zur Realität werden, als man denkt ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien

Organisatorische Geisterfahrt VI

In den vergangenen Jahren gab es immer mal wieder einige zaghafte Versuche seiner Majestät König Autistiko II. bestimmte Arbeitsabläufe zu verschlimmbessern. Meistens hatten wir Glück und seine Majestät König Autistiko II. ließ sich entweder eines Besseren belehren oder aber er hat das Thema einfach vergessen. Letzteres ist meistens der Fall. Manche Dinge tauchen allerdings in schöner Regelmäßigkeit immer wieder auf und werden quasi Stückweise durchgesetzt. Es ist quasi eine Art organisatorischer Tod auf Raten.

Der ausgeprägten Beratungsresistenz seiner Majestät König Autistiko II. ist auf Dauer allerdings kaum etwas entgegenzusetzen. Das liegt vermutlich daran, dass völlig antiquierte Vorstellungen zu den technischen und administrativen Möglichkeiten in Verbindung mit gänzlich fehlenden Grundkenntnissen kaufmännischen Handelns tagtäglich auf die Realität prallen.

Anyway ... seit ein paar Tagen mahlen die Mühlen der Idiotie mal wieder intensiver. Herausgekommen ist dabei ein beispielloser Verwaltungswahnsinn: Ich kann hier leider nicht ins Detail gehen und versuche die Angelegenheit daher neutral zu umschreiben.

Es gibt organisatorische Abläufe in einem Unternehmen, die zunächst einmal einer konkreten Aussage zu einer Strategie bedürfen. Ein kurzes Beispiel hierzu: Es macht wenig Sinn den Preis für ein Produkt zu senken, wenn man nicht das Ziel hat, den Verkauf dieses Produktes aggressiv mittels Marketing zu fördern. Der Deckungsbeitrag des Produktes reduziert sich, wenn man den Anteil an Fixkosten auf eine größere Menge verteilt. Die Preissenkung ist also wirtschaftlich reproduzierbar.

Bei uns entfällt die Überlegung zur Strategie und, selbstverständlich, zu im logischen Kontext stehenden Aktionen. Wir doktern statt dessen einfach unmethodisch an den Symptomen herum - im Zweifelsfall einfach am Ende der Verwaltungskette, denn die sind ja eh Menschen mit nicht ausreichendem Intelligenz-Koeffizienten.

Das Ergebnis kann sich im wahrsten Sinne des Wortes sehen lassen. Ab sofort bombardieren wir uns und unsere geschätzte Klientel mit Papier in rauhen Mengen. Meine Theorie zur prähistorischen Papierfabrik wird immer mehr Realität.

Einige Kollegen haben sich über den Sinn und Unsinn der neuen Doktrin seiner Majestät König Autistiko II. einige Gedanken gemacht und festgestellt, dass es ohne eine grundlegende Aussage zur gewünschten Strategie einfach keinen Sinn hat. Hier wird versucht, ganz wie in einer Besserungsanstalt, die Klientel auf die harte Tour umzuerziehen. Dass das schon bei den Kreuzzügen im Mittelalter nicht sonderlich gut funktioniert hat, ist irrelevant. Die Betrachtung der Vergangenheit zeigt jedoch, dass solche Versuche, außer einer deutlichen Steigerung des administrativen Aufwands sowie des Bedarfs an Papier, schlicht nichts bringen. Ich werde weder den Deckungsbeitrag eines Produktes verbessern, nur weil ich den Preis gesenkt habe, noch schneller an mein Geld kommen, in dem ich die Frequenz des Mahnversandes erhöhe. So läuft das einfach nicht - zumindestens nicht in der Realität.

Wenn ein Produkt schlecht läuft, dann kann das daran liegen, dass es wenig bekannt ist. Wenn ein Kunde schlecht bezahlt, dann kann das ursächlich an der mangelnden Wirtschaftlichkeit dieses liegen. In beiden, beispielhaft gewählten Konstellationen ist die Holzhammer-Methode nicht zielführend. Da können wir noch so lange in der Rumpelstilzchen-Manier um das Lagerfeuer tanzen.

Aber für sachliche Argumenten und gut gemeinte Worte ist die Beratungsresistenz seiner Majestät König Autistiko II. einfach zu stark ausgeprägt, als dass eine echte Chance für einen geistigen Niederschlag vorhanden sein würde. Ich frage mich daher immer wieder, warum derartige Unterhaltungen, und ich verwende bewusst nicht das Wort "Dialoge", da es stets Monologe seiner Majestät König Autistiko II. sind, überhaupt geführt werden. Vermutlich nur deshalb, um das Frustrationslevel der Belegschaft möglichst hoch zu halten. Man kann das vielleicht auch als eine Art autoritäre Selbstbefriedigung seitens seiner Majestät König Autistiko II. ansehen ...


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip

Organisatorische Geisterfahrt V

oder: Mach die Welt, wie sie dir gefällt

Neulich auf dem Flur fragt mich Frau Mikrophon, warum sie neuerdings eine Fülle von Eingangspost bekommt, mit der sie gar nichts anfangen kann und auch nicht weiß, wer dafür zuständig ist. Ich fragte also bei der Poststelle nach der Ursache und bekam zur Antwort, dass es sich hierbei um eine neue Anweisung von seiner Majestät König Autistiko II. handelte.

Zunächst dachte ich mir, es könnte sich wohl nur um ein Versehen handeln, bis mir einfiel, dass das eigentlich eine neue Systematik der Bearbeitung von Vorgängen sein könnte: Verteile Post an Mitarbeiter, die dafür nicht zuständig sind und sie wird nicht erledigt.

Das könnte man auch als "Pontius-Pilatus"-Prinzip oder negativen Bürokratieabbau definieren. Anstatt den Mitarbeiter, der für eine bestimmte Art von Geschäftsvorgängen zuständig ist, direkt die eingehende Post zu geben, werden nunmehr eine Anzahl willkürlich gewählter Kollegen zwischengeschaltet. Das ist der konzeptlose und unsinnige Beitrag seiner Majestät König Autistiko II. zur Thema Beschäftigungssicherung. Danke, Geld kann man auch wesentlich einfacher verbrennen.

Nur zu dumm, dass es eine ganze Reihe von Kollegen gibt, die eigentlich gar keine Lust haben, Post, die nicht für sie bestimmt ist, weiterzuleiten. Ganz im Sinne des Mottos "Bürokratieabbau" wird entsprechende Post auf dem kurzen Dienstweg namens Ablage P "erledigt".

Sehr schön - so macht Arbeiten richtig Spass ...


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen

Es lebe der Ausdruck auf Papier

oder: Da war doch noch was?

Gestern im Newsticker las ich einen Bericht zum Thema Papierverbrauch in Deutschland. Diesem zufolge hat der Pro-Kopf-Verbrauch mit mehr als 250 kg im Jahr 2006 einen neuen Rekordstand erreicht. Rein theoretisch könnte der Skeptiker an dieser Stelle fragen, was denn genau als Papierverbrauch anzusehen ist respektive ob Klopapier beispielsweise auch dazu gehört - gehen wir aber mal davon aus, das die Deutschen die Frequenz des Stuhlgangs nicht wesentlich erhöht haben und tatsächlich der Verbrauch von klassischen Schreib- und Kopierpapier gemeint ist ;-)

Einerseits ist das vor dem Hintergrund moderner elektronischer Kommunikationsmedien seltsam, da man beispielsweise für eine E-Mail gar kein Papier braucht. Andererseits ist die Entwicklung bei näherer Betrachtung aber alles andere als unerwartet.

Wenn ich mich mal in meiner Firma umschaue, dann stelle ich leider fest, dass der Ausdruck von E-Mails sowohl vor als auch nach dem Versand ein fester Bestandteil des Workflows im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Kommunikationsmedien ist. Ja, man möchte fast meinen, dass es sich dabei um eine Art geheimes Ritual handelt - bislang konnte mir niemand die Frage beantworten, warum das bloße Speichern einer E-Mail auf dem Computer nicht ausreichend sein soll und welchen Wert bzw. welche Beweiskraft die Ablage einer ausgedruckten Abwesenheitsmitteilung entfalten soll.

Aber zurück zum Untertitel des Postings: Stimmt, irgendetwas haben wir alle übersehen: Seine Majestät König Autistiko II. und seine obstinate Einstellung zum Thema Fortschritt im Allgemeinen und Papiersparen im Speziellen.

Wenn ich mir abschließend überlege, was ich denn möglicherweise gegen den Druckwahn ausrichten kann, dann fallen mir spontan zwei Dinge ein:

a) Ich füge den folgenden Footer in jede E-Mail ein: "Think about ecology before printing – Denke an die Umwelt vor dem Ausdrucken"

b) Ich deaktiviere den Druck-Button im E-Mail-Client. Bei meinem Pech geht man dann jedoch stillschweigend zum Ausdruck von in Word eingefügten Hardcopys über ;-)

In diesem Sinne: Hören Sie bitte auf E-Mails auszudrucken. Stattdessen könnten Sie sich in einer freien Minute mit den gewaltigen Suchmöglichkeiten klassischer E-Mail-Programme auseinandersetzen - man findet E-Mails garantiert wieder und das ganz ohne Aufstehen vom Arbeitsplatz. Ehrlich, das ist kein Scheiß ;-)