Organisatorische Geisterfahrt X

oder: "Ich kann mich nicht entscheiden!"

So oder so ähnlich könnte man das umschreiben, was seine Majestät König Autistiko II. schon seit geraumer Zeit quält. Der mangelnde Platz im Archiv droht sich langsam aber sicher zu einer echten Katastrophe zu entwickeln - ich berichtete schon im Februar dieses Jahres darüber.

Genau das ist Schluß und letztendlich auch passiert - leider ist das schon ein paar Monate her und der Selbstreinigungsfähigkeit des Gehirns seiner Majestät König Autistiko II. zum Opfer gefallen.

Mittlerweile gilt in der feudalen Zentralwirtschaft seiner Majestät König Autistiko II. die Devise "Und geht die Tür vom Archiv nicht zu, dann wird so lange gedrückt, bis sie zugeht!". Die meisten Kollegen lehnen es kategorisch ab, Akten im Archiv einzulagern und arbeiten stattdessen lieber eingekeilt von Bergen von Unterlagen. Das dann zwar ein wenig wie Vergangenheitsbewältigung, aber immer noch besser als stundenlang in dem zur Müllhalde mutierten Archiv etwas zu suchen. Letzte Woche jedoch rauschte Majestät König Autistiko II. durch das Büro und stellte fest, dass das mit der Ablage so nicht gehen würde. Schön, dass zumindestens das Problem an sich angekommen zu sein scheint.

Schön, denn in den vergangenen Jahren habe ich mich wiederholt mit dem Thema Digitales Archiv beschäftigt und eine Reihe von Konzepten für das Dokumentenmanagement entwickelt. Die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen ist aus rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten ab einer bestimmten Unternehmensgröße in jedem Fall sinnvoll. Einer Studie von Pitney & Bowes zufolge kostet die Erstellung eines konventionellen Dokumentes rund 1 EUR. Die analoge Handhabung des gleiches Dokumentes - also Wiedervorlage, Verteilung, Ablage und Entsorgung - während dessen Lebensdauer rund 10 EUR und steht somit ein keiner Relation zu den ursprünglichen Erstellungskosten. Eine Studie des Business Application Research Centers (BARC) kommt in ähnlicher Fragestellung sogar auf Kosten von ungerechnet mehr als 50 EUR pro Dokument. In der Praxis sind solche sachbezogenen Argumente jedoch nur sehr schwer bis gar nicht zu vermitteln. Die Aktenberge aus Papier betrachtet der typische Mittelständler als intime Angelegenheit, so dass eine Unterhaltung über die Verbesserung der Effektivität der Verwaltung und Verringerung des unnützen Kapitalbedarfs schnell als unangenehm abgeblockt wird.

Anyway ... binnen weniger Tage stand dann ein riesiger Papiercontainer auf dem Hof. Das war aber auch schon alles, was passiert ist, denn so richtig entscheiden, was entsorgt und was umgelagert werden soll, konnte sich seine Majestät König Autistiko II. irgendwie dann doch nicht. Tja, es ist schon ein Dilemma, wenn man sich selbst für die einzig geradeaus denkende Person hält und gleichzeitig keine Ahnung davon hat, was man machen soll. Herrlich! Und dabei kann es doch so einfach sein, eine Entscheidung zu fällen: Wenn es nach mir geht, dann würde der nächste (erste) Betriebsausflug zum FKK-Strand gehen ;-)


Mehr aus der Serie "Organisatorische Geisterfahrt" kann man hier finden:
Teil 1: Tägliche Tätigkeitsnachweise
Teil 2: Kein Papier vorhanden
Teil 3: It's not my Job
Teil 4: Negatives Papiersparen
Teil 5: Das "Pontius-Pilatus"-Prinzip
Teil 6: Strategische Chaostheorien
Teil 7: Kontrollhaken for ever
Teil 8: Multifunktionslisten
Teil 9: Kollektive Haufenbildung