Knicken, Lochen, Abheften und nicht wiederfinden

Man stelle sich einmal vor, jeder darf seine Ablage so organisieren, wie er es für richtig hält. Prinzipiell ist das sicherlich kein Problem, solange sicher gestellt ist, dass die abgelegten Informationen mit einem im Verhältnis stehendem Aufwand recherchiert werden können. Es wird aber zum Problem, wenn die Ablage so organisiert ist, dass es selbst für Kollegen der gleichen Abteilung schlicht nicht nachvollziehbar ist, nach welchem System die Ablage sortiert ist. Absurd wird es, wenn mehrere Abteilungen die gleiche Information mehrfach archivieren.

Bei uns wird das Thema Ablage großgeschrieben. Die Abteilung A schreibt einem Kunden einen Brief und überlässt der Abteilung B eine Kopie. Beide Abteilungen archivieren das Dokument – in physischer Form, selbstverständlich. Abteilung C hat keine Lust mehr, die Ablage nach Kundennummern zu organisieren und stellt die Ablage deshalb auf Vorgangsnummern um.

Fangen wir einmal mit dem Problem von Abteilung C an: Prinzipiell ist das Problem obsolet, da sich die Ablage darauf beschränkt, eine Kopie des ohnehin im System vorhandenen Datensatzes auszudrucken. Das hat man dort nur noch nicht verstanden. Es könnte allerdings auch daran liegen, dass eine Änderung der Verfahrensweise, wie schon vermutet, der expliziten Zustimmung seiner Majestät König Autistiko II. bedarf.

Kommen wir nun zum Problem von Abteilung A und B: Wie wir weiter oben schon gelernt haben, ist jedes Dokument physisch zweimal vorhanden. Da die Zusammenarbeit von Abteilungen systematisch unterbunden wird, besteht jeder darauf, seine eigene Ablage stets griffbereit zu haben.

Die Konsequenz dieser Praxis ist jeden Tag im Archiv zu bestaunen: Das Aufkommen an Ablage hat sich explosionsartig entwickelt. Mangels Ablagefläche und Ordnern – ja, auch damit sparen wir uns reich – wird die Ablage in unbeschrifteten Umzugskartons vorgenommen. Wird nun eine Information benötigt, typischerweise ist der Kunde das zentrale Klassifikationsmerkmal, geht die Suche los:

1. Lokalisierung des Jahres, in dem die Korrespondenz erstellt wurde bzw. für das die Informationen benötigt werden (Tipp: Die Ablage ist selbstverständlich nicht chronologisch).
2. Prüfung der Vollständigkeit der Ablage (mathematisch betrachtet kann man schon aus einer groben Abschätzung der gefundenen Unterlagen eines Jahres schlussfolgern, ob noch ein Bestand an Umzugskartons in die Exploration einbezogen werden muss).
3. Suche nach den "richtigen" Umzugskartons (Tipp: Ein Staplerschein wäre von Vorteil – der Stapler ist aber selbst mitzubringen).
4. Auseinandersetzungen mit der Anzahl der möglichen Ablagesysteme (nach Kundennummer, nach Vorgangsnummer, nach Art der Beziehung zu dem Kunden, nach Art der verkauften Waren).
5. Identifikation der einzelnen Ordner (Tipp man füge sporadisch ein bis drei führende Ziffern zu numerischen Ablagen hinzu, da man diese im Rahmen eines bereits prähistorischen Sparprogramms rationalisiert hat).
6. Transport der gefundenen Unterlagen aus dem Archiv durch das Haus. Meine Erfahrungen als Sherpa im Himalaja machen sich dabei positiv bemerkbar: Ich kann, im Gegensatz zu vielen Kollegen, gleich 15 kunstvoll verschnürte Ordner auf einmal transportieren (Tipp: Im Archiv sind selbstverständlich keine Kopierer vorhanden).

Und bitte: Vor dem Wegwerfen kopieren! Aber nur wenn ausreichend Papier vorhanden ist ;-)