Montag, 24. April 2006

Der Kindergarten

Durch puren Zufall habe ich heute festgestellt, dass es einige Mitarbeiter tatsächlich geschafft haben ein Word-Dokument so abzuspeichern, dass es beim Aufruf OK erscheint, aber beim Drucken alle Formulardaten gelöscht werden. Oder anders ausgedrückt: Ausdruck des Word-Dokuments nicht möglich.

Das Problem dabei ist, dass ein Großteil der ausgehenden Korrespondenz nur als Word-Dokument in einer Art WORM-Box (Write once, Read multiple times = Einmalig speichern, mehrfach lesen) gespeichert wird. Dabei wird eine Kopie des Dokuments an sich an das WORM-System physisch übergeben. Änderungen sind, logischerweise, ausgeschlossen. Da es aber schon seit einigen Monaten falsch läuft, habe ich jetzt hunderte Dokumente revisionssicher archiviert, ohne das es mir etwas bringt – man kann sie nämlich nicht mehr drucken.

Auf der Suche nach der Ursache kommt es dann regelmäßig zu folgenden Dialogen:

Ich: Es gibt ein kleines Problem mit der Archivierung der Korrespondenz, die auf Word-Dokumenten beruhen.

User: So? Ist mir gar nicht aufgefallen.

Ich: Ja, das ist sehr seltsam. Man kann zwar die Korrespondenz aufrufen und am Bildschirm anschauen, aber beim Drucken sind die Formulardaten alle weg.

User: Ja, das ist mir auch schon mehrfach aufgefallen.

Ich: So? Eben gab es doch kein Problem.

User: Na ja, halt nur beim nachträglichen Ausdrucken.

Ich: Nun ja, der Sinn und Zweck des Speicherns der Word-Dokumente besteht darin, dass man zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nachschauen kann, was geschrieben wurde.

User: Genau!

Ich: Wenn ich aber die Dokumente nicht mehr vollständig ausdrucken kann, dann ist der Sinn und Zweck des Speicherns der Korrespondenz doch obsolet, oder?

User: Ja, das stimmt.

Ich: Und das ist für Sie nicht erwähnenswert?

User: Hm ... weiß nicht.

Ich: OK, ich schaue dann mal, woran es gelegen hat bzw. wie ich den Fehler korrigieren kann. Sagen Sie mir doch bitte mal, wie genau Sie die Word-Dokumente anlegen und speichern.

User: Ja, ganz normal.

Ich: Augenscheinlich nicht, sonst würden wir uns ja nicht unterhalten ;-)

User: Ja, stimmt. Also ich klicke mit der Maus auf "Datei - Neu" und wähle die Dokumentenvorlage aus. Anschließend fülle ich die Felder aus und entferne dann den Dokumentenschutz. Zum Schluß speichere ich das Dokument.

Ich: OK, mir scheint als habe ich die Ursache ausfindig gemacht. Warum entfernen Sie den den Dokumentenschutz?

User: Hm ... weil ich sonst nur in den Formularfeldern schreiben kann.

Ich: Das ist der Sinn und Zweck eines Formulars. Sie schreiben doch eh keinen zusätzlichen Text, oder?

User: Nein - es ist ja ein Formular. Da wird nur in den Feldern etwas eingetragen.

Ich: Danke :-|


Ich fülle dann mal einen Investitionsantrag aus, dass verschiedene Mitarbeiter einen Spielcomputer für Kinder ab 3 Jahre bekommen.

Mir ist bei solchen Konstellationen unbegreiflich, dass niemand etwas sagt, wo doch offensichtlich seit Monaten etwas schief läuft. Da könnte man fast glauben, das sich der Eine oder Andere über das eigene Tun und Handeln nicht im Klaren ist und im Grunde nur motorische Reflexe walten lässt. Das sehe ich durchaus gewisse Parallelen zu den Ja-Sagern ;-)

Folks, so kommen wir nicht weiter. Ich sollte mich vielleicht Stundenweise mit einem Plaket um dem Hals ins Büro stellen und die Tooltipps mal auf diese Art und Weise bekanntmachen. Handbücher und Dokumentationen scheint ja niemand zu lesen.

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1 Kommentare:

Am/um Donnerstag, Mai 04, 2006 5:39:00 nachm. , Anonymous strudel meinte...

Handbücher und Dokumentationen liest sowieso keiner.

Es gibt doch den Admin, den man fragen kann, wie herum man die Maus halten muss...

 

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