Heute schon bezahlt?

oder: Wie verbrenne ich am besten mein Geld?

Bereits seit einigen Jahren wird bei uns das IT-System auf ein modernes und vor allem namhaftes ERP-System umgestellt. In diesem Rahmen haben wir es nach nunmehr fünf Jahren geschafft, auch die Fakturierung in das neue System zu integrieren. Neben eine Fülle von technischen Details ist auch die Frage nach dem Layout von Ausgangsrechnungen zu beantworten gewesen.

In den vergangenen Jahren hatten wir, zumal wir die auch die Verbuchung der täglichen Bankauszüge automatisiert haben, das Layout unserer ausgehenden Fakturen dahingehend angepasst, als dass von uns bei eingehenden Zahlungen erwartete bzw. notwendige Angaben prägnant hervorgehoben wurden. Der Kopfbereich der Fakturen wurde faktisch informationstechnisch entmüllt, so dass nur noch die wirklich wichtigen Angaben, wie z.B. Kunden- und Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum, optisch hervorgehoben wurden. Sekundäre Angaben, wie z.B. Lieferscheinnummern, externe Referenzen und Kundennummern, wurden layouttechnisch abgetrennt und separat gruppiert.

Der Erfolg war damals phänomenal: Ohne sonderlich aufwendige Konditionierung der Kundschaft haben wir durch die Berücksichtigung einfacherer psychologischer Aspekte sowie der Simplifizierung die Quote der Belege mit automatisch nutzbaren Daten von rund 50% auf knapp 90% gesteigert.

Heute hat seine Majestät König Autistiko II. auch das Design der Fakturen zu seinem Baby erklärt: Seine erste Amtshandlung bestand darin, den von vielen Kollegen und, sowohl aus Kundenanforderungen, als auch eigenen Erfahrungswerten entstandenen Entwurf für nichtig zu erklären. Na ja, man ist da schon daran gewöhnt erklärt zu bekommen, das man im Grunde völlig bekloppt und inkompetent ist.

Seine Majestät König Autistiko II. definierte den Kopfbereich von ausgehenden Vertriebsbelegen rasch neu: Im Rechnungswesen erhaschte man ein Probeexemplar und war tief beeindruckt: Es dauerte knapp 10 Minuten um herauszufinden, wo beispielsweise die Rechnungs- und Kundennummer zu finden ist. Die Vorgaben von Kunden zu benötigten Angaben auf Rechnungen wurden ersatzlos gestrichen und durch den ultimativen informellen Overkill ersetzt.

Da der Kopfbereich explosionsartig vergrößert wurde, andererseits aber Papier um jeden Preis gespart werden muß, wurde die Schriftart verkleinert. Ohne Lupe geht jetzt leider gar nichts mehr. Vielleicht sollten wir ein Formblatt beilegen, in dem erläutert wird, welche Angaben bei Rückfragen oder Zahlungen benötigt werden.

Was lernen wir daraus? Zwanzig Manntage für die Konzeptionierung wurden das Klo runtergespült. Der Integrationspartner für das ERP-System freut sich über einen neuen Auftrag zur Anpassung des Moduls für die Verbuchung der Bankauszüge.

Fazit: Konzept erstellen und nicht nutzen, 2.500 EUR. Belegschaft für bekloppt erklären und alles besser wissen, 10.000 EUR. Unterhaltungswert, unbezahlbar. Für alles andere konsultieren Sie Ihren Psychotherapeuten oder verbrennen Sie gleich das Geld.